Häufig gestellte Fragen

Ein Rückblick-Audit ist eine rein lesende, forensische Prüfung der Finanztransaktionen der vergangenen 12–24 Monate, abgeglichen mit den relevanten Originalbelegen.

Agenten prüfen die vollständige, abgegrenzte Datenmenge statt einer Stichprobe: Rechnungs-PDFs gegen Lieferscheine, Abzüge gegen Promotion-Vereinbarungen und Frachtrechnungen gegen Preislisten. Das Ergebnis ist ein Feststellungsbericht, der zeigt, was verloren ging, wo es passiert ist, warum es passiert ist und was zurückgeholt werden kann. Jede Feststellung enthält den zugehörigen Beleg. Dies ist die erste Stufe unserer Arbeit: Prüfen, Zurückholen, Verhindern.

Für die meisten Audits benötigen wir Finance-Exporte und die Originalbelege, die Ihrem Team vorliegen.

Dazu gehören in der Regel das Kreditorenbuchhaltungs-Journal, die Lieferantenstammdaten, Zahlungsläufe, offene und abgeschriebene Abzüge, Frachtrechnungen sowie Dokumente wie Rechnungs-PDFs, Lieferantenauszüge, Verträge und Preislisten. Das Audit erfordert keine ERP-Integration und keine IT-Implementierung. Wenn sich die Daten exportieren lassen, können wir das Audit abgrenzen.

Erste Ergebnisse liegen in der Regel innerhalb weniger Tage vor, nachdem die Daten geladen wurden.

Bei einem Kundeneinsatz von cloudsquid prüften Agenten 100 % der AP-Transaktionen eines Jahres in unter zwei Stunden. Das ist die Verarbeitungszeit für einen bestimmten Kundenumfang, kein Versprechen für jedes Ende-zu-Ende-Audit; Datenaufbereitung und -validierung beeinflussen den Gesamtzeitplan.

Findet das Audit keine rückholbaren Verluste, erhalten Sie dieses Ergebnis schriftlich.

Im schlimmsten Fall ist alles in Ordnung – und das Audit hat es dokumentiert. Saubere Ergebnisse sind seltener, als viele Teams erwarten: AP-Verlust-Benchmarks liegen bei 0,3–0,7 % der Ausgaben (SSON/Xelix-Analyse von 481 Mio. Rechnungen, 2026), während 20–30 % der Kundenabzüge ohne Reklamation abgeschrieben werden (ProcIndex, 2026). Einen umfassenderen Überblick finden Sie unter wo in Finance-Prozessen Cash Leakage entsteht.

Nein. Das Audit ist rein lesend und läuft mit Exporten in einer isolierten Arbeitsumgebung.

Es verbindet sich nicht mit Ihrer Produktivumgebung, schreibt nichts zurück, bucht nicht, zahlt nicht und ändert keine Datensätze in Ihren Systemen. Die Daten werden in der EU gehostet und bei Übertragung und Speicherung verschlüsselt. Ein Zero-Retention-Modus ist verfügbar.

Klassische Recovery-Audit-Firmen eignen sich gut für eine einmalige Prüfung mit geringem eigenem Aufwand, insbesondere wenn spezialisierte Reklamationsexpertise gefragt ist.

Ihr manuelles Prüfmodell arbeitet meist mit Stichproben aus hochwertigen Lieferanten und Transaktionen. Agenten können stattdessen die vollständige, abgegrenzte Datenmenge auf Belegebene gegen Originaldokumente prüfen und erste Ergebnisse innerhalb weniger Tage liefern. Dieselben Prüfungen können vor künftigen Zahlungsläufen fortgeführt werden, sodass die Arbeit von der Rückgewinnung in die Prävention übergeht. Siehe wie cloudsquid im Vergleich zu Recovery-Audit-Firmen abschneidet, einschließlich wann sich eine solche Firma eignet.

Er stoppt, markiert den Fall und listet die plausiblen Kandidaten auf, statt zu raten.

Der Fall gelangt mit den zur Prüfung aufbereiteten Belegen in Ihre Prüfwarteschlange: was übereinstimmte, was nicht, und welche Information den Fall klären würde. Ein markierter Fall bedeutet, dass die Kontrolle wie vorgesehen funktioniert.

Ja. Nichts wird gebucht, bezahlt oder verlässt cloudsquid ohne die erforderliche Freigabe.

Kritische Aktionen liegen hinter Freigabe-Gates, die Sie konfigurieren. Mit wachsendem Vertrauen können routinemäßige Freigaben an einen Freigabe-Agenten delegiert werden, der jeden Fall gegen die freigegebene Prozessdefinition prüft. Agenten recherchieren und bereiten den Fall vor; Ihr Finance-Team kontrolliert die Entscheidung.

Ja. Jeder Fall protokolliert seine Ausgangsdaten, Aktionen, Begründung, Änderungen und Freigaben.

Prüfende sehen den Originalbeleg neben der Arbeit des Agenten, und jede Feststellung enthält ihren Beleg. Der Nachweis bleibt verfügbar, wenn interne oder externe Prüfer nachfragen, wie eine Schlussfolgerung zustande kam.

Die Genauigkeit wird durch Belege je Feststellung, das Prinzip „markieren statt raten" und menschliche Freigabe für kritische Aktionen sichergestellt.

Deckt eine Prüfung eine Lücke auf, liest der Agent die Kommentare und das Freigabeergebnis und schlägt eine Aktualisierung der Prozessdefinition als überprüfbare Änderung vor. Ihr Prozessexperte gibt sie frei, sodass keine stille Abweichung entsteht. Bei der REPA Group, einem cloudsquid-Kunden, bearbeiten Agenten 262 Aufträge pro Woche im Produktivbetrieb, 62 % davon vollständig ohne menschliches Zutun. Jeder Fall bleibt bis auf seinen Beleg nachvollziehbar.

Ihr Prozessexperte bringt es ihm anhand einer schriftlichen Standardarbeitsanweisung bei.

Der Agent entwirft anhand realer Daten eine Prozessdefinition in einfachem Markdown und identifiziert die Fragen, die er nicht allein klären kann. Ihr Experte korrigiert das Dokument, das versioniert und mit einer Freigabe versehen wird, und der Agent folgt der freigegebenen Version. Eine Prozessänderung bedeutet die Prüfung einer schriftlichen Änderung, nicht den Neubau eines Workflows in Code.

Nein. Ihr ERP bleibt das führende System.

cloudsquid arbeitet daneben, liest Belege, die das ERP nicht enthält, und liefert geprüfte Ergebnisse über die von Ihnen definierten Freigaben zurück. Es ist eine Kontroll- und Untersuchungsschicht, kein ERP-Ersatz.

Nein. Prozessanweisungen werden in einfacher Sprache verfasst und können in jeder Sprache geschrieben werden.

Ihre Prozessexperten bleiben die Autoren der Betriebsregeln. Sie müssen keinen Code schreiben, um zu ändern, wie der Prozess abläuft.

Nein. Kundendaten werden niemals zum Training unserer eigenen Modelle oder von Drittanbieter-Modellen verwendet.

cloudsquid ist ISO-27001:2022-zertifiziert und DSGVO-konform.

Unsere Kontrollen sind an SOC 2 ausgerichtet; wir haben noch kein SOC-2-Audit abgeschlossen und werden diesen Status nicht beanspruchen, bevor das Audit abgeschlossen ist. Unterstützende Dokumentation finden Sie im Trust Center.

Die Daten werden in der EU gehostet und bei Übertragung sowie Speicherung verschlüsselt.

Ein Zero-Retention-Modus ist verfügbar, und ein Self-Hosted-Einsatz ist möglich, wenn Anforderungen dies verlangen.

Nutzer und Agenten erhalten projektspezifische Rollen und Berechtigungen.

Zu den Rollen gehören Reader, Reviewer und Project Admin, jeweils mit granularen Rechten innerhalb des Projekts. Agenten können nur die Tabellen lesen, für die ihnen explizit Zugriff gewährt wurde; sie erhalten keinen Superuser-Zugriff.

Das Audit liefert erste Ergebnisse innerhalb weniger Tage, während ein kontinuierlicher Präventionsprozess in der Regel nach etwa zwei Wochen live geht.

Die REPA Group kam bei einem cloudsquid-Kundeneinsatz vom Kickoff bis zur produktiven Auftragsverarbeitung in zwei Wochen. Der genaue Zeitplan hängt vom Umfang, dem Datenzugriff und den in Ihrer Organisation erforderlichen Freigaben ab.

Für das Audit genehmigt die IT in der Regel einen rein lesenden Datenexport.

Für die kontinuierliche Prävention führt das Team eine Zugriffs- und Sicherheitsprüfung durch und genehmigt anschließend Integrationen, sobald sie hinzugefügt werden. Zugriffskontrollierte Tokens und Workflow-Trigger machen eine Middleware-Implementierung überflüssig. Technische Details finden Sie in der Dokumentation.

Die Preisgestaltung richtet sich nach dem Prozess und dem Transaktionsvolumen; das Audit liefert dabei Belege aus Ihren eigenen Daten, bevor Sie in kontinuierliche Kontrollen erweitern.

Von da an erfolgt die Preisgestaltung je Prozess, der unter kontinuierliche Kontrolle gestellt wird. Der anfängliche Umfang ist so konzipiert, dass er seinen Ertrag nachweist, bevor Sie sich breiter festlegen.

Der ROI beginnt mit zurückgeholtem Cash: zurückgeforderte Doppelzahlungen, verrechnete Gutschriften und Abzüge, die vor Ablauf ihrer Fristen reklamiert wurden.

Verhinderte Verluste und ans Team zurückgewonnene Zeit folgen als Nächstes. In cloudsquid-Kundenergebnissen deckte ein AP-Monitoring bei einem US-Getränkehersteller eine doppelte Rechnung über 50.000 $ auf, während das erste Audit eines Baustoffgroßhändlers Fehler über 730.000 $ aufdeckte und den manuellen Abstimmungsaufwand um 90 % senkte. Der Audit-Bericht beziffert das Potenzial, bevor Sie sich für kontinuierliche Prävention entscheiden.

cloudsquid richtet sich an CFOs, Controller, Finance-Operations- und Shared-Services-Verantwortliche bei mittelgroßen bis großen Herstellern, Konsumgüterunternehmen, Einzelhändlern, Distributoren und anderen prüfungsintensiven Organisationen.

Es ist nicht für Teams gedacht, die unbeaufsichtigte Autonomie oder einen ERP-Ersatz suchen. Kritische Aktionen behalten benannte Freigebende, und das ERP bleibt das führende System.

Beginnen Sie mit einem Rückblick-Audit für einen echten Prozess und 12–24 Monate an Exporten.

Wir liefern Feststellungen mit beigefügten Belegen sowie den rückholbaren Betrag und die Prozessbedingungen, die ihn verursacht haben. Findet das Audit nichts Rückholbares, erhalten Sie dieses Ergebnis schriftlich.