Jede Geschichte hier ist ein klar abgegrenzter Prozess, der an Agenten übergeben wurde – mit den Belegen und dem Ergebnis dazu. Keine Prognosen, nur das, was tatsächlich passiert ist.
“Wir sind jetzt in der Offensive. Das Team verbringt seine Zeit mit Streitfällen, nicht mit Datenpflege – und das zeigt sich in spürbaren Rückflüssen für das Ergebnis.”
Anwendungsfall
Branche
Bestellabwicklung
Das Team von Repa erfasste und prüfte eingehende Bestellungen aus mehreren Kundenkanälen manuell und eskalierte jede Abweichung zur Prüfung.
Agenten bearbeiten Bestellungen heute Ende-zu-Ende, gleichen Kunden- und Artikeldaten automatisch ab und eskalieren nur unsichere Zuordnungen zur menschlichen Prüfung.
Accounts-Payable-Audit
Ein vollständiges Jahr an AP-Transaktionen musste geprüft werden – weit mehr, als ein Stichprobenaudit sinnvoll abdecken konnte.
Agenten prüften die Transaktionen Ende-zu-Ende, mit Originalbelegen zu jeder Feststellung.
Lieferantenabstimmung
Der bisherige Prozess zur Lieferantenabstimmung des Teams prüfte nur die Konten, die groß genug waren, um eine manuelle Prüfung zu rechtfertigen.
Eine breitere Lieferantenabstimmung deckte wesentliche Fehler auf und senkte den manuellen Prüfaufwand des Teams um neunzig Prozent.
Kundenprüfung
Ein Rückstau von über 50.000 PDFs zur Kundenprüfung musste abgearbeitet werden – jeder Fall nahm zuvor einen vollen Tag in Anspruch.
Agenten arbeiteten den Rückstau Ende-zu-Ende ab und verkürzten jeden Fall von einem vollen Tag auf nur eine Stunde.
“Wir haben einen riesigen Dokumentenrückstau von über 50.000 PDFs in Minuten abgearbeitet.” Noa Rosenfeld, Finance & Data Analyst, Cloover
Auftragsverarbeitung
Auftragsteams erfassten Positionen aus PDFs, E-Mails und Portalen für Nicht-EDI-Konten manuell neu und sortierten dabei laufend EDI-Fehler aus. Ein 12-köpfiges Team verbrachte den Großteil seiner Zeit mit Dateneingabe statt mit der Erkennung von Lieferquotenrisiken.
Cloudsquid-Agenten extrahierten und validierten jede Bestellung, schrieben saubere Aufträge ins ERP und eskalierten nur echte Ausnahmen.
Handelsabzüge
Handelspartner reichten Abzüge mit uneinheitlichen Belegen ein. Acht Analysten glichen Forderungen manuell in Tabellen mit den Handelsvereinbarungen ab, und viele Abzüge überschritten dabei die Reklamationsfrist.
Cloudsquid-Agenten glichen jeden Abzug am Tag seines Eingangs mit der zugehörigen Vereinbarung ab und reklamierten ungültige Abzüge mit vollständigem Prüfpfad.
Streitfallmanagement
Streitfälle gingen über Handelsportale, EDI und E-Mail ein, mit Belegen verstreut über getrennte Systeme. Sie landeten in einem gemeinsamen Postfach ohne einheitliche Priorisierung.
Cloudsquid-Agenten stellten das Belegpaket zusammen, eröffneten den Fall und verfolgten die Klärung über alle Kanäle hinweg.
Streitfallmanagement
Garantie-, Fehlmengen- und Preisstreitfälle erforderten das Zusammentragen von Daten aus drei Systemen, bevor ein Analyst die Forderung überhaupt bewerten konnte. Routinefälle verursachten denselben Aufwand wie komplexe Fälle.
Cloudsquid-Agenten klärten die eindeutigen Fälle Ende-zu-Ende und eskalierten nur die zweifelhaften Fälle mit vollständigem Belegpfad.
Zahlungszuordnung
Zahlungen fassten mehrere Rechnungen, Teilzahlungen und Abzugsverrechnungen in einer Zahlungsavise mit unklarem Positionsdetail zusammen. Ein sechsköpfiges Team kam nicht hinterher, und der Bestand an nicht zugeordneten Zahlungen wuchs stetig.
Cloudsquid-Agenten zerlegten komplexe Zahlungsavisen und ordneten die Zahlungen mit vollständigem Prüfpfad zu.
Abstimmung
Der Abgleich von Handelsabrechnungen mit der internen Debitorenbuchhaltung bedeutete den monatlichen manuellen Vergleich hunderter Positionen und die erneute Untersuchung von Abweichungen, die in früheren Zyklen bereits geklärt waren.
Cloudsquid-Agenten führten den Abgleich auf Positionsebene durch, markierten nur echte offene Posten und behielten die frühere Klärungshistorie bei.
Abstimmung
AP-Mitarbeitende glichen Lieferantenabrechnungen für hunderte Lieferanten manuell mit Bestell- und Zahlungsdaten ab und gingen dabei Abweichungen nach, die sich über Monate angesammelt hatten.
Cloudsquid-Agenten glichen die Abrechnungen mit dem AP-Hauptbuch ab und markierten fehlende Rechnungen und Abweichungen zur sofortigen Nachverfolgung.
Rechnungsabgleich
Lieferantenrechnungen ließen sich wegen Teillieferungen, Preisänderungen und Einheitenabweichungen häufig nicht mit Bestellungen und Wareneingängen abgleichen. AP-Mitarbeitende untersuchten die meisten Rechnungen vor der Freigabe.
Cloudsquid-Agenten führten den 3-Wege-Abgleich mit vollständigem Begründungspfad durch und leiteten nur echte Ausnahmen weiter.
Rechnungsabgleich
Das hohe Volumen über tausende Artikelnummern bedeutete, dass die meisten Rechnungen manuell verarbeitet wurden, wobei Abgleichsfehler erst Wochen später als Lieferantenstreitfälle sichtbar wurden.
Cloudsquid-Agenten extrahierten, glichen ab und buchten die saubere Mehrheit der Rechnungen und markierten nur echte Abweichungen.
Zahlungsrückgewinnung
Doppelzahlungen und Preis-Überzahlungen blieben bis zum Jahresaudit weitgehend unentdeckt, und die Rückgewinnung war langsam und von der Mitwirkung der Lieferanten abhängig.
Cloudsquid prüfte AP-Transaktionen fortlaufend gegen Originalbelege und Verträge.
Zahlungsrückgewinnung
Überzahlungen bei Fracht, Werkzeugbau und Rohmaterial wurden meist nur bei periodischen AP-Audits entdeckt, wofür monatealte Details rekonstruiert werden mussten.
Cloudsquid-Agenten markierten Überzahlungen mit vollständigen Belegpaketen, sobald sie auftraten.
Zahlungsrückgewinnung
Das hohe Zahlungsvolumen über eine fragmentierte Lieferantenbasis machte manuelle Überzahlungsprüfungen jenseits einer kleinen Quartalsstichprobe unpraktikabel.
Cloudsquid prüfte 100 % des Zahlungsvolumens fortlaufend.
Frachtprüfung
Frachtrechnungen stimmten selten exakt mit vereinbarten Tarifen, Zuschlägen oder Nebenkostenvereinbarungen überein, und manuelle Prüfungen waren zu aufwendig, um das gesamte Volumen abzudecken.
Cloudsquid-Agenten prüften jede Rechnung gegen die vereinbarten Tarife und Nebenkostenregeln.
Für diese Kombination gibt es noch keine passenden Kundenerfolge.
cloudsquid-Agenten arbeiten innerhalb des festgelegten Umfangs und der Zugriffskontrollen, um versickernde Margen aufzudecken.